Do zadań serwera faksów należy przede wszystkim usprawnienie komunikacji z kontrahentami. Jego zalety zostaną docenione wszędzie tam, gdzie najbardziej produktywne wykorzystanie czasu pracowników jest kluczowym elementem dla firmy.
Za pomocą serwera faksów można zaoszczędzić sporo pieniędzy na eksploatacji, czasu potrzebnego na wysłanie np. kilkunastu faksów o tej samej treści i obsłudze tego urządzenia. Oszczędność papieru, tonerów, taśm barwiących, prądu. Serwer faksowy jest szczególnie wygodnym rozwiązaniem w sytuacji zakupu usługi centrali telefonicznej VoIP/PBX oraz usługi serwera IVR. System staje się bezobsługowy i np. kontrahent może wysłać Państwu fax bez udziału i angażowania w ten proces jakiegokolwiek pracownika. Nawet jeśli nie posiadają Państwo dedykowanej faksowi linii telefonicznej. Automat może powiadomić pracownika o otrzymaniu faksu sms’em, e-mail’em lub telefonicznie.
Wiele firm z różnych względów musi archiwizować odebrane i wysłane faksy. Niestety papier, na którym drukuje się faksy często zmienia swoje właściwości wraz z upływem czasu (po upływie pewnego czasu nic nie można odczytać z faksu). Do magazynowania dużej ilości faksów potrzeba sporo przestrzeni. Poszukiwanie wybranych faksów (w postaci papierowej) jest uciążliwe, wymaga sporo czasu i energii aby je odnaleźć.
Elektroniczna ewidencja faksów ma tę zaletę nad standardową ewidencją, że zajmuje bardzo mało miejsca. Przykładowo kilkadziesiąt tysięcy faksów zmieści się na jednej płycie DVD, natomiast taka sama ilość faksów w postaci papierowej zajęłaby pewnie sporą część miejsca w bardzo dużej szafie. Przeszukiwanie tak olbrzymiej ilości dokumentów papierowych nie należy do rzeczy przyjemnych. Nie mówiąc już o braku możliwości szybkiego wglądu do archiwum z miejsca oddalonego o tysiące kilometrów od archiwum. Powyższe czynniki wpływają na coraz częstsze inwestycje w elektroniczne systemy faksowe.
Serwer faksowy umożliwia ponowny wydruk faksów nawet po kilku latach bez utraty jakości. Można go również szybko przesłać dalej bez utraty jakości za pomocą poczty elektronicznej.
Przechowywane faksy są zapisywane w postaci pliku tiff, jpg, png lub pdf. Z powyższymi formatami plików doskonale radzą sobie narzędzia dostępne na wszystkich nowoczesnych platformach systemowych.
Dzięki “bezpapierowej” naturze usługi serwera faksowego żaden dokument wysłany lub przysłany do Państwa nie zginie. Odpowiednio zaimplementowany elektroniczny obieg dokumentów w firmie sprawi, że całe korespondencja faksowa stanie się poufna. Dostęp do faksów będą miały wyłącznie autoryzowane osoby.
Serwer faksowy potrafi powiadomić odbiorcę, że odebrał kierowany do niego faks. Możemy skonfigurować serwer w taki sposób, aby powiadamiał jedynie o faksach przychodzących z pewnych ustalonych numerów telefonów. Serwer może również powiadamiać o nieudanych próbach wysłania faksów.
Najprostszym sposobem przekazania faksów jest skonfigurowanie automatu wbudowanego w serwer faksów. Jego precyzyjny system doręczania faksów doskonale sprawdzi się szczególnie w firmach, których pracownicy otrzymują duże ich ilości. Adresat każdego odebranego faksu może go przesłać do swojego współpracownika lub innej osoby za pomocą e-mail’a. Może go również udostępnić na serwerze FTP lub WWW.
Serwer faksowy można zaprogramować tak, aby kolejkował faksy. Część faksów nie wymaga natychmiastowego wysłania. Można im nadać niższy priorytet i wysłać w momencie gdy opłata za połączenie telefoniczne jest niższa (np. wieczorem).
Wysyłanie faksów do wielu osób na raz jeszcze nigdy nie było tak proste. Za pomocą specjalnie spreparowanej aplikacji sieciowej wysłanie faksu do wielu odbiorców może się sprowadzić do kilku kliknięć w formularzu na stronie internetowej. Ta sama aplikacja działająca na serwerze www może być wykorzystana do kontrolowania serwera faksów, sprawdzania czy i ewentualnie o której godzinie faksy zostały wysłane. Można w niej również ustawić doręczanie faksów e-mailem do kilku odbiorców. Zmianie może ulec powiadamianie na e-mail lub telefon komórkowy.
Stosowany przez naszą firmę serwer faksowy - Hylafax posiada klientów na wszystkie liczące się platformy systemowe. Od Windows poprzez Linux po MacOS. Za pomocą klienta Hylafax możliwe jest zdalne wysłanie faksu z komputera oddalonego nawet o tysiące kilometrów. Fax można wysłać również za pomocą specjalnie spreparowanego e-maila lub aplikacji www.
Za pomocą usługi serwera katalogowego LDAP definiowanie kto, kiedy, jak wiele i skąd może wysyłać faksy za pomocą serwera faksów jest procesem łatwym i wydajnym. Jedna, wspólna książka adresowa LDAP może być również wykorzystana do przechowywania informacji o numerach telefonów Państwa Klientów. Elieminuje to pomyłki przy ręcznym wpisywaniu numerów odbiorcy oraz pomaga sprawnie zarządzać kontaktami.
Analiza logów systemowych serwera pozwoli dokładnie zapoznać się z natężeniem wykorzystania firmowego faksu. Analiza statystyczna odkryje przed Państwem informacje o tym kto i kiedy wysyłał faksy. Raport z analiz może być przesyłany e-mailem w ustalonym z Państwem interwale.